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Quiero ser Expositor 
Normas de Participación AR&PA 2023

UNA NUEVA FORMA DEPARTICIPACIÓN

 

Em 2023, AR&PA – Bienal Ibérica do Património Cultural zarpará rumbo  a Angra do Heroísmo, en la Isla de Terceira, Azores: ¡una oportunidad única de trabajo, negocios y ocio! 

 

Para que todos puedan disfrutar de esta oportunidad, hemos reunido condiciones excepcionales para la participación: 

  • Stands en autonomía, cuando se desee, con más tiempo para la programación paralela de la Bienal, más tiempo para reuniones de negocios y más tiempo para disfrutar de la Isla;

  • Todos los stands "llave en mano", incluido el transporte de mercancías;

  • Paquetes de vuelo y alojamiento inmejorables, con salidas desde Lisboa, Oporto y Madrid;

  • Un rico programa paralelo: Conciertos, Visitas Nocturnas, Misterio Asesino en el Museo, Escape Room en el Fuerte, Carrera del Patrimonio, Open House Angra, Ceremonia y Cena de Entrega de los Premios del Patrimonio Ibérico, Charlas AR&PA, y las fabulosas Actividades Turísticas de la Ruta de las Azores: Ruta de los Volcanes, Ruta de la Ballena y Ruta de los Viñedos.

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Conozca las tipologías y las normas de participación:

Espacio Instituciones

Inversión desde:

Salidas de Lisboa: 2 376,00€

Salidas de Oporto:  2 441,00€

Salidas de Madrid:  2 843,00€

El IVA se añade a los valores presentados:

- Dependiendo de su domicilio fiscal, la Organización validará su marco de IVA

- Los clientes comunitarios con número de IVA válido en el VIES no pagan IVA en los términos del apartado a) del nº 6 del artículo 6 del CIVA

Espaço Instituição

 incluye: 

  • Espacio de Exposición con 400cm de largo e iluminación
    Módulo de pantalla con 320x180 cm
    Módulo de estantería de 80cm
    Tablet (10 " | 32GB | Wi-Fi)
    2 Bancos

  • Viaje y Estancia (valor de base)

  • Transporte: espacio máx. 1m3

  • Premios Patrimonio.pt: 1 inscripción de proyecto en una categoría libre

  • 1 participante en la cena Premios Patrimonio.pt

  • Participación en Innovation Point y programación paralela

  • Inclusión en el Catálogo de Expositores

  • Comunicación en patrimonio.pt

Espacio Empresa

Inversión desde:

Salidas de Lisboa: 1 076,00€

Salidas de Oporto:  1 141,00€

Salidas de Madrid:  1 478,00€

El IVA se añade a los valores presentados:

- Dependiendo de su domicilio fiscal, la Organización validará su marco de IVA

- Los clientes comunitarios con número de IVA válido en el VIES no pagan IVA en los términos del apartado a) del nº 6 del artículo 6 del CIVA

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 incluye: 

  • Espacio de Exposición con 240cm de largo e iluminación
    Módulo de pantalla con 160x180 cm
    Módulo de estantería de 80cm
    Tablet (10 " | 32GB | Wi-Fi)
    1 Banco

  • Viaje y Estancia (valor de base)

  • Transporte: espacio máx. 0,5 m3

  • Premios Patrimonio.pt: 1 inscripción de proyecto en una categoría libre

  • 1 participante en la cena Premios Patrimonio.pt

  • Participación en Innovation Point y programación paralela

  • Inclusión en el Catálogo de Expositores

  • Comunicación en patrimonio.pt

Espacio Proyecto

Inversión desde:

Salidas de Lisboa: 746,00€

Salidas de Oporto:  811,00€

Salidas de Madrid:  1 148,00€

El IVA se añade a los valores presentados:

- Dependiendo de su domicilio fiscal, la Organización validará su marco de IVA

- Los clientes comunitarios con número de IVA válido en el VIES no pagan IVA en los términos del apartado a) del nº 6 del artículo 6 del CIVA

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 incluye: 

  • Espacio de Exposición con lienzo de 80x180cm
    1 Banco

  • Viaje y Estancia (valor de base)

  • Premios Patrimonio.pt: 1 inscripción de proyecto en una categoría libre

  • 1 participante en la cena Premios Patrimonio.pt

  • Participación en Innovation Point y  programación paralela

  • Inclusión en el Catálogo de Expositores

  • Comunicación en patrimonio.pt

Otras formas de Participación
  • Espacio Artes & Oficios (sujeto a disponibilidad)

  • Su proprio Stand (sujeto a disponibilidad)

Si le interesa explorar otras posibilidades de participación, por favor, póngase en contacto con la organización para conocer las condiciones: bienalarpa@spira.pt

Paquete de Participación en AR&PA 2023

Los paquetes indicados anteriormente incluyen:

  • Espacio de Exposición

  • Viaje y Estancia

  • Traslado Lisboa-Terceira

  • Oferta de participación en los Premios Ibéricos Patrimonio.pt

  • Participación en programación paralela

  • Comunicación y visibilidad

Consulte detalladamente las condiciones de cada apartado.

AVISO:

La única forma de participación es la adquisición del paquete completo, no siendo posible seleccionar solo algunos elementos del paquete. Excepción solo para entidades de las Azores, que deberán ponerse en contacto con la Organización para conocer las condiciones del espacio.

1. Espacio de Exposición

  • Espacio de exposición con dimensiones descritas en cada tipología, compuesto por una lona y estantería (en el caso de las Instituciones y Empresas) o simplemente una lona (en el caso de los Proyectos).

  • El diseño y producción de la lona están incluidos, y se ajustan al diseño del evento: estarán disponibles varios diseños estándar que el Expositor podrá elegir en función de sus necesidades de comunicación. El material gráfico y los textos que aparecerán en la lona deberán ser enviados al equipo de diseño antes del 31 de julio de 2023. El diseño y la producción correrán a cargo del equipo de la AR&PA 2023.

  • Cualquier material extra, mobiliario o soporte de comunicación que el Expositor desee incluir deberá ser previamente validado por la Organización para asegurar su alineación con el comisariado de diseño del evento.

  • Para Instituciones y Empresas, se incluye el alquiler de una Tablet (10 " | 32GB | Wi-Fi).

  • Las salas incluyen mesas comunes a todos los expositores, así como espacio B2B para reuniones o, previa reserva, para actividades que se incluirán en el programa de la AR&PA 2023.

  • También incluye seguro de responsabilidad civil, limpieza diaria del espacio y acceso a Wi-Fi.

2. Viaje y Estancia

Incluye, para 1 persona:

  • Vuelo de ida y vuelta desde Lisboa, Oporto o Madrid (con escala en Lisboa) a la isla Terceira en clase turista con equipaje de cabina y equipaje facturado;

  • Tasas aeroportuarias, de seguridad y de combustible (sujetas a cambios en función de la legislación vigente);

  • 4 noches de alojamiento (Lisboa y Oporto) o 5 noches (Madrid) en un hotel de 3* en habitación individual con desayuno incluido;

  • Seguro de viaje Multiviagens Portugal;

  • Traslado Aeropuerto - Hotel (11 de octubre) y Hotel o Lugar del Evento- Aeropuerto (15 de octubre), en horarios preestablecidos, que se anunciarán posteriormente. 

AVISO:

1. El valor de referencia existente en el paquete se ha calculado para 4 noches (en el caso de Lisboa y Oporto) y para 5 noches (en el caso de Madrid) en un hotel de 3 estrellas en habitación individual y vuelos TAP. No obstante, también se pueden reservar hoteles de 4 estrellas, vuelos de TAP y estancias de 3 ó 5 noches en habitación doble/doble.

 

2. Animamos a compartir habitaciones dobles / twin entre los equipos de los Expositores, debido a lo limitado del alojamiento en la isla, reduciendo así la inversión por persona.  

Los vuelos desde Madrid hacen escala en Lisboa y, debido a los horarios y conexiones de los vuelos, el paquete base implica 5 noches en Terceira (y no 4). No obstante, también es posible adquirir el paquete desde Lisboa u Oporto, si el Expositor así lo desea, llegando a la ciudad de salida hacia las Azores por medios propios. 

3. Llamamos la atención sobre el hecho de que, en caso de que el Expositor elija otros vuelos para llegar a Lisboa u Oporto, no se trata de vuelos de conexión, sino de vuelos independientes. Cualquier infortunio de retraso o pérdida de vuelo o problemas con el equipaje será de exclusiva responsabilidad del Expositor, no teniendo derecho alguno en relación a una eventual pérdida de vuelo a las Azores.

IMPORTANTE:

La inscripción presupone la autorización para facilitar los contactos del profesional al compañero de viaje (Team2Go) para gestionar toda la logística del viaje, quedando la Organización exenta de toda y cualquier responsabilidad relacionada con este proceso, independientemente de que la facturación haya sido tramitada por la Organización.

Para los pasajeros adicionales, la Organización transmitirá al socio de viajes los nombres de los pasajeros adicionales solicitados al rellenar el Formulario de Inscripción. El socio de viajes de la Bienal se pondrá en contacto directamente con el cliente para gestionar todos los detalles, facturando directamente al cliente, sin intervención alguna de Spira.

3. Transporte Material

Transitário marítimo, desde o armazém (Lisboa) até ao local do evento.  

Espacio máximo a ocupar, por Expositor:

  • Stand Empresas: 0,5m3

  • Stand Instituciones: 1 m3.

Existe la posibilidad de alquilar espacio extra en el transporte de salida.

 

En caso de mercancías delicadas o paquetes de mayor tamaño, póngase en contacto con la Organización para redefinir el presupuesto. La mercancía deberá llegar al almacén (dirección que se comunicará más adelante) debidamente embalada y etiquetada el 18 y/o el 19 de septiembre. Todos los detalles se comunicarán a su debido tiempo. 

 

El transporte de material de vuelta no está incluido. En caso de que sea necesario traer material de vuelta, hay un coste adicional de 150,00 euros por cada 0,5 m3 de espacio.

4. Premios Património Ibérico

  • Oferta de la inscripción de 1 proyecto en una única categoría.

  • Las inscripciones en varias categorías o varios proyectos obedecen a los valores tabulados y estipulados.

  • Oferta de 1 plaza en la cena de entrega de premios, por expositor (las plazas extra cuestan 20€).

5. Actividades de Expositores

  • Participación en el Innovation Point (presentaciones técnicas de los expositores);

  • Participación en la Programación Cultural y/o Educación Patrimonial del evento;

  • Acceso a los Seminarios profesionales y a todo el programa técnico y cultural del evento, dependiendo de la inscripción.

No incluye las actividades propuestas por las empresas de animación turística del territorio - disponibles mediante la inscripción en las condiciones que se anunciarán oportunamente.

6. Comunicación y Visibilidad

  • Artículo promocional del expositor en patrimonio.pt;

  • Presencia en el sitio web, Redes Sociales del Evento y en património.pt

  • Inclusión en el Catálogo de la Exposición.

Extras
a anãdir al paquete de participación en la AR&PA 2023:

Espacio de Exposición

    • Módulo Pantallha (160x180 cm) - 340,00€​

    • Módulo Prateleira (80x180 cm) - 200,00€

  • Viaje y Estancia  (a gestionar directamente con la agencia de viajes asociada)

    • Desde 437,00€, Lisboa - Terceira - Lisboa, 4 noches en Hotel 3* en habitación individual

    • Desde 508,00€, Porto - Terceira - Porto,  4 noches en Hotel 3* en habitación individual

    • Desde 829,00€, Madrid - Terceira - Madrid (escala en Lisboa), 5 noches en Hotel 3* en habitación individual

Habitaciones dobles disponibles a un precio más competitivo por persona: contacte con la Organización para más información.

  • Transporte de material

    • Espacio extraen el traslado Lisboa - Terceira (75,00€ / 0,5 m3)​

    • Transporte Terceira - Lisboa (150,00€ / 0,5 m3)

  • Inscriba una categoría en los Premios Patrimonio Ibérico - 100,00€ / inscripción, con sujeción al Reglamento de los Premios Patrimonio Ibérico

  • Plazas extras en la Cena de Entrega de los Premios Ibéricos Património.pt - 20,00€/ persona

Condiciones Generales

Inscripción

El Expositor deberá rellenar y enviar el Formulario de Inscripción online, con todos los datos solicitados.

El "Nombre del Expositor" será el nombre exacto que figurará en la identificación del Expositor en el evento y en la plataforma online y en todos los medios de comunicación.

PLAZO:

Las inscripciones se extienden hasta el 31 de Julio de 2023.

  • Promoción de lanzamiento: 10% de descuento hasta el 5 de abril*

  • Early Bird hasta el 15 de Mayo, con un 5% de descuento*

 

* Para beneficiarse de estos descuentos, debe pagarse el valor en su totalidad durante el período en que la promoción se encuentra en vigor. En caso contrario, el valor se actualizará al valor vigente en la fecha de pago.

El IVA se añade a los valores presentados:

- Dependiendo de su domicilio fiscal, la Organización validará su marco de IVA

- Los clientes comunitarios con número de IVA válido en el VIES no pagan IVA en los términos del apartado a) del nº 6 del artículo 6 del CIVA

Pago

En el momento de la inscripción, se deberá pagar un mínimo de 30% del valor, para garantizar el espacio. Los valores restantes deberán ser pagados hasta la fecha final de la inscripción (si está dentro del plazo de alguna promoción, los valores deberán ser totalmente pagados dentro del plazo de la promoción en cuestión).

 

En caso de que el pago no sea liquidado dentro del plazo establecido, la Organización no garantiza el espacio solicitado, pudiendo cederlo a otra entidad inscrita, sin previo aviso.

 

El pago deberá realizarse mediante transferencia bancaria a:

Spira - revitalização patrimonial, Lda.

[Banco BPI] PT50 0010 0000 45150660001 11

AVISOS:

La inscripción sólo se considerará válida después de la recepción del justificante de pago para el correo electrónico eventos@spira.pt

 

Las Entidades públicas que necesiten factura con datos de Nota de Pedido o similar, deberán indicarlo en el Formulario de Inscripción.

 

Cualquier inscripción posterior a la fecha límite de inscripción, la disponibilidad de espacio deberá ser validada por la organización. Aunque la presencia de la entidad sea posible, y debido a la complejidad de las cuestiones logísticas asociadas al evento, la Organización no garantiza el uso del transitario común para el transporte de mercancías, y no habrá reducción en el precio del stand. Tampoco se garantiza la presencia de la entidad en los soportes de comunicación ni la disponibilidad de los extras que se puedan solicitar.

Si el pago no se realiza en el plazo establecido, la Organización no garantiza el espacio solicitado, pudiendo cederlo a otra entidad inscrita, sin previo aviso.

Después de la Reserva

La Organización se pondrá en contacto con la Entidad Expositora para:

  • confirmar la disponibilidad del espacio solicitado, y enviar la factura correspondiente a la inscripción (30%)

  • comunicar los plazos a cumplir:

     o Fin de inscripciones el 31 de Julio de 2023 (Early Bird finaliza el 15 de mayo)

     o Entrega de la información con respecto al espacio de exposición hasta el 30 de junio de 2023 (se compartirán más detalles a su debido tiempo)

     o Entrega de todo el material a la agencia de transportes hasta el 20 de septiembre (se compartirán más detalles a su debido tiempo)

  • Solicitar el material promocional del expositor, para ser utilizado en la plataforma, catálogo del evento y comunicación de patrimonio.pt: logotipo, textos, imágenes, vídeos, otros

La Organización deberá, por su parte, entregar al Expositor:

  • Un banner promocional digital que haga referencia a la participación como Expositor;

  • Término de Responsabilidad que deberá ser devuelto a la Organización después de ser debidamente firmado y sellado por la entidad responsable

 Ubicación física de los espacios de exposición

La ubicación del stand de cada Expositor será determinada por la Organización, teniendo en cuenta el interés del Evento y de los participantes. Se informará a los Expositores de la ubicación de sus stands hasta 15 días antes del inicio del Evento.

La Organización podrá, por motivos de fuerza mayor, modificar la ubicación de sus stands en cualquier momento hasta el inicio del montaje (9 de octubre), comprometiéndose a comunicar inmediatamente estos cambios a los Expositores afectados.

Compromisos Adicionales

a) La Organización se reserva el derecho de rechazar cualquier candidatura que considere que no se ajusta al concepto, posicionamiento o imagen de la Bienal, sin necesidad de que el rechazo vaya acompañado de una justificación adicional.

 

b) Se dará prioridad en el procesamiento de las reservas, al orden de recepción del Formulario de Inscripción debidamente rellenado y al orden de recepción del respectivo justificante de pago.

 

c) Los pagos efectuados no serán devueltos por la Organización, ni en caso de desistimiento, ni en caso de incumplimiento de los requisitos de inscripción y pago en la forma y plazos estipulados en este documento.

No obstante, la Organización se compromete a devolver el 100% de la cuota de inscripción en caso de cancelación del evento o indisponibilidad del espacio expositivo contratado por causas de fuerza mayor no imputables al Expositor.

d) Se consideran excepciones las causas de fuerza mayor, circunstancias o hechos, imprevisibles y excepcionales, independientes de la voluntad de la Organización y del Expositor, y que no deriven de la falta o negligencia de alguno de ellos, que imposibiliten la llevar a cabo la ejecución respectiva, por estar fuera del alcance de la voluntad del afectado, que no podía haber conocido o previsto al momento de la suscripción del contrato y cuyos efectos no estaba razonablemente obligado a eludir o evitar, a saber, terremotos, inundaciones , condiciones climáticas, incendios, epidemias, sabotajes, huelgas, embargos o bloqueos internacionales, actos de guerra o terrorismo, motines y órdenes gubernativas o administrativas de carácter cautelar. No se podrán imponer sanciones a la Organización, ni se considerará como incumplimiento, la ejecución fuera de plazo de los servicios y/o de las obligaciones contractuales a cargo de cualquiera de las partes que resulte de las circunstancias o hechos descritos en este punto.

Versión 03 - 04/08/23

CUENTE CON LA ORGANIZACIÓN AR&PA
PARA APOYAR SU PARTICIPACIÓN! 

Teléfono AR&PA2023

(+351) 284 475 205 (llamada a la red fija nacional)

Email 

(+351) 913 595 059 (llamada de red móvil nacional)

TTeléfono SPIRA

(+351) 284 475 205 (llamada a la red fija nacional)

(+351) 911 158 698 (llamada de red móvil nacional)

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