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PLANEAR, antes da Bienal AR&PA:

• Definir os objectivos e o orçamento disponível;

• Definir o material comunicacional necessário para melhor cumprir os objectivos definidos, conhecendo e tirando partido das características do stand seleccionado;

• Identificar e definir as acções concretas a desenvolver para melhor adaptar a presença na Bienal ao público-alvo;

• Anunciar ao público-alvo a sua presença na Bienal AR&PA através de email, convites, ou outros meios aos quais tenham acesso;

• Divulgar previamente e de forma assertiva os produtos e serviços que vão apresentar durante o evento e as actividades nas quais vão participar (seminários, apresentações, workshops, etc.);

• Cumprir todos os prazos e requisitos explícitos nas Normas de Participação de Expositor e nas trocas de informação com a Organização;

• Planear a logística necessária para as montagens, desmontagens e presença na Bienal;

• Organizar uma Agenda Bienal AR&PA, conjugando reuniões B2B com as actividades nas quais a entidade estará envolvida, por forma a tirar o maior retorno possível dos dias de evento.

 

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GERIR, durante a Bienal AR&PA:

• Montar o stand com a maior antecedência possível, deixando margem para possíveis imprevistos;

• Re-confirmar a Agenda, assim como cada uma das actividades a levar a cabo e se todo o material necessário está devidamente preparado;

• Optimizar o tempo focando-se no público alvo e cumprindo a agenda de reuniões: o sucesso da presença assenta no marketing e divulgação das acções realizadas na Bienal AR&PA junto do público alvo;

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AVALIAR, depois da Bienal AR&PA:

• Fazer um balanço da Bienal AR&PA, com toda a equipa envolvida;

• Medir os resultados; 

• Comunicar as acções realizadas, junto da imprensa, dos clientes e dos parceiros;

• Partilhar as reflexões feitas com a Organização da Bienal e avaliar o evento no seu todo, propondo melhorias e sugerindo novas ideias.